请注意工作簿中的单元格样式种类:4000种这一项,这一项就是造成“不同的单元格格式太多”问题的原因,这是因为,微软认为每个EXCEL表里人们设定的不同的单元格最多也超不过4000种不同的单元格格式。不会有人用超过这个数字的单元格格式。什么是不同的单元格格式呢?如A1单元格是宋体10号字,B1单元格是宋体11号字,这就是两个不同的单元格格式。在一张表中有4000种不同的单元格格式其实并不像微软预计的那样小,确实存在并且数量很多,而且,“不同的单元格格式太多”所造成的后果有时是很严重的。就像我朋友那样,近万的EXCEL报销表肯定会有4000种以上的不同的单元格格式,而他汇总的表格打不开了,我劝他只能是重新汇总,但是在汇总的时候就要避免“不同的单元格格式太多”问题的出现。那么,要怎么样才能避免“不同的单元格格式太多”问题的出现呢?
在汇总之前统一单元格格式。也就是把字体、字号、黑体、斜体、下划线、边框、底纹、字体颜色这些统一起来。单元格的数值也要统一起来,这样才能使得汇总在一起的单元格格式保持一致,这也就大大降低了“不同的单元格格式太多”问题的出现,但是即使这样做也不能完全杜绝“不同的单元格格式太多”问题的出现,这是因为大多数情况下并不是一次汇总就可以完成工作的,那么,反复的汇总之后还是会出“不同的单元格格式太多”问题,这就需要每次汇总的时候都要统一一次数据,而有的时候,单元格多,统一格式的工作会被“不同的单元格格式太多”问题打断数次,但是只要坚持一下就会慢慢地把问题都消灭掉。
后来,我的朋友听了我的建议之后,再次汇总之前统一了单元格格式,就再也没有发生“不同的单元格格式太多”的问题。他也在科室内部定立了EXCEL单元格格式规范。希望有过这种情况的朋友也能够避免“不同的单元格格式太多”问题的出现。同时,更希望微软能够在下一个版本中把这个问题彻底解决掉。